Contractmanagement

Allereerst moeten we vaststellen dat er in verschil is tussen Contractbeheer en Contractmanagement. Met het eerste wordt het proces bedoeld waarbij alle inkoopcontracten en Service Level Agreements worden vastgelegd en gemonitord. Het doel is een centrale opslag van contracten te bewerkstelligen en voor alle belanghebbenden in de organisatie inzichtelijk te maken.

Onder het managen van contracten verstaat men dat de de uitvoering van de contracten ook zo verloopt als in het document is afgesproken. Dit houdt in dat er regelmatig sessies worden georganiseerd waarbij de contractmanager bij de interne “klant” controleert of de levering/dienst naar tevredenheid verloopt en dit vervolgens terugkoppelt naar de leverancier.

In het kort zijn de doelstellingen van contractbeheer/management als volgt:

  1. Het opstellen van contracten welke gebaseerd zijn op afspraken tussen de (interne) klant en de leverancier over de te leveren prestatie en zo onduidelijkheden te verminderen.
  2. Het fysiek beschikbaar/inzichtelijk hebben van contracten op één locatie (zowel fysiek in de kluis als virtueel op een server of in een database);
  3. Het uitvoeren van contracten; het meten van de geleverde prestaties op kwaliteit, op moment, op plaats en in de juiste hoeveelheden.
  4. Het verlengen of beëindigen van contracten; op een vooraf afgesproken en voor de betrokkenen moment en wijze. Hiervoor is een geautomatiseerd contractmanagement-tool van wezenlijk belang om dat daarmee op het juiste tijdstip actie kan worden ondernomen. Beëindiging moet bijvoorbeeld altijd ruim op tijd voor het einde van de contractduur gebeuren.

Contracteringsproces

Rollen

  • Er is een duidelijk verschil tussen de contractmanager en de contracteigenaar;
  • Inkoop behoort vanuit zijn rol de manager te zijn, maar nooit eigenaar van het contract;
  • De eigenaar is de afdeling/interne klant die verantwoordelijk is voor wat de prestatie van de leverancier inhoudt en daar ook het budget voor heeft;
  • De Inkoper is inhoudelijk meestal ook geen productexpert, de interne klant wel;
  • Tijdens de onderhandelingen is het voor de eigenaar beter dat de Inkoper in deze fase het aanspreekpunt is, zo blijft de interne klant “onbelast” in de daadwerkelijke samenwerking met de leverancier.

Input

Het specificeren van de behoefte wordt bepaald door de interne klant, daarbij geassisteerd door de Inkoper. Het selecteren van de mogelijke leveranciers is een gezamenlijke taak. Wijzigingen en aanvullingen op het contract, inhoudelijke wensen, verzoek tot rapportage, worden door de eigenaar gemeld aan Inkoop. Maar ook de input van de leveranciers kan een belangrijke bron van verbetering van het bestaande contract zijn.

Beheer

Contractbeheer is een integrale schakel binnen een organisatie en dus geen op zichzelf staande activiteit.
Diverse afdelingen en de leverancier zijn betrokken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan uw Administratie of accountant hoe belangrijk het voor hen is om te weten welke afspraken er zijn gemaakt. Die informatie wordt meegenomen in de de factuurcontrole en de uiteindelijke betalingscondities.
Maar ook kan me u nog beter adviseren met betrekking tot de solvabiliteit en liquiditeit (werkkapitaal) van de organisatie omdat de nog te verwachten kosten bekend zijn.

Output

Output die de Inkoper (Contractmanager) levert bestaat voornamelijk uit de juiste informatievoorziening aan de organisatie, zoals de contractstermijn en het voldoen aan afgesproken prestaties.
Hierin is de toegevoegde waarde van contractbeheer én -management goed zichtbaar.

UA-5185587-3