Wat voegt een inkoper toe?

Want eerlijk gezegd, inkopen kan en doet iedereen bijna dagelijks.

Van verbruiksgoederen als wekelijkse boodschappen tot het verlengen van jaarlijkse abonnementen, van het tanken van brandstof voor de auto tot het aankopen van een nieuwe wasmachine, audio- en video apparatuur en het afsluiten van een (nieuwe) hypotheek. En als het goed is heeft u daarbij waarschijnlijk altijd het idee de juiste keuze te hebben gemaakt …

Wat doet die Inkoper dan nu anders of zelfs beter dan hoe u het nu zelf al doet?

Het begint allemaal met specificeren, functioneel specificeren zelfs. Want een iets vervangen door een nieuw, identiek “iets” levert bijna altijd alleen een hogere prijs op dan voorheen.
Een mooi voorbeeld heb ik ooit heb gelezen over de reis naar de maan.

Bij alle problemen die de NASA diende op te lossen, had men ook een triviaal probleempje met hoe de astronauten hun werkzaamheden in hun papieren logboek moesten noteren.
Want u weet dat gewichtloosheid er voor zorgt dat balpennen het in de ruimte niet doen?
Men nam contact op met een bekend pennenfabrikant die een technische hoogstaande oplossing bedacht, de inkt werd onder grote druk in een metalen vulling gebracht waardoor deze als het ware een soort “inkjet”-pen werd. Vernuftig, werkte goed, maar was vreselijk duur want geen massaproduct. Het project kreeg geen budget voor de productie, men was na maanden testen weer terug bij af.

In hun wanhoop nam men contact op met hun Russische collega’s. In die tijd (jaren ’50 vorige eeuw) moest men wel eerst enige trots en nationalisme overwinnen, tenslotte hielden de VS en de Sovjet-Unie zowel een ruimtewedloop als ook een wapenwedloop. Maar het contact kwam tot stand en de vraag werd gesteld: “We zoeken een pen die goedkoop is én waarmee in de ruimte geschreven kan worden… Hoe doen jullie dat?”  …
Even was het stil, waarna de Russische collega zijn staatsgeheim prijsgaf: “We geven onze kosmonauten een potlood mee”.
Wellicht hebben de Amerikanen toen beschaamd met een rood hoofd snel hun collega’s hartelijk bedankt en vlot opgehangen.

Broodje aap of niet, de essentie is dat je niet alleen moet zoeken naar een balpen als je slechts iets wilt hebben om mee te kunnen schrijven. Afhankelijk van de behoefte of het doel kan het de ene keer een potlood zijn, de andere keer een ganzeveer of vulpen, of wellicht een stuk houtskool of een spijker.

Het is de taak van een professionele inkoper om de behoeftensteller telkens uit te dagen om uitleg te geven waarom een specifiek “iets” nodig is. Dáármee creëer je functioneel specificeren. En zoals mij al vaak is overkomen geeft het op een eenvoudige wijze “moeten uitleggen waarom” de behoeftensteller ook aanvullend zelfinzicht. Het is niet eens ongebruikelijk dat de originele vraag zo maar ineens een andere wordt!
Natuurlijk is dit niet bij alles zinvol, de meeste verbruiksartikelen kunnen prima technisch gespecificeerd worden. Maar zelfs bij die producten kan het zo af en toe kritisch doorlichten van het gebruik soms verrassende inzichten opleveren.

Maak met mij een afspraak en geef me een kans om u in korte tijd deze visie op inkoop en de mogelijkheden die professioneel inkopen uw organsatie biedt, toe te lichten.

UA-5185587-3